Documentos profissionais em minutos

Um grupo de técnicos de vistoria e caça-vazamento em São Paulo passava o dia inteiro em campo, fotografando e filmando cada inspeção. O registro do trabalho existia desde a rua. O problema começava à noite: de volta ao escritório, eles perdiam horas montando os relatórios no Word, a única ferramenta que tinham à mão.

A qualidade final até atendia, mas o processo era um gargalo. Inserir as imagens e vídeos da inspeção deixava o arquivo lento e instável. "Coloco uma imagem e quebra o relatório inteiro" era um relato comum. Cada laudo virava uma batalha de formatação depois de um dia inteiro de trabalho pesado.

O resultado era duplo: horas de expediente extra que ninguém pagava e documentos que só ficavam prontos muito depois da visita, quando o cliente já esperava. A dor não era gerar o documento, era o tempo e o atrito entre o campo e o papel.

Sou o designer e um dos fundadores. Atuo em todos os pontos de definição de produto, design, estratégia de marca, na construção das funcionalidades e na estratégia de evolução do App.

O time é enxuto, são aproximadamente 6 pessoas que participam do projeto, nosso maior foco de alinhamento são em fins de semana, o que nos obriga a decidir rápido e priorizar o que gera valor real. Mantemos também grupos com usuários para acompanhar o uso e alimentar melhorias contínuas.

Após entender a fundo a relação do grupo com a construção de documentos, até então feita no Word, validamos as principais dores e chegamos a 3 funcionalidades centrais. Estruturamos o produto em torno de 3 tipos de documento (relatório, contrato e orçamento), cada um com um objetivo próprio dentro da jornada do prestador.

O fluxo funciona assim: o prestador vai ao local, identifica o trabalho e gera o orçamento. Após aprovação, gera o contrato para assinatura. Concluído o serviço, gera o relatório final. Tudo em um só lugar, de forma simples e direta.

O app conta com funcionalidades de IA em pontos específicos da jornada: descrição automática de imagens e vídeos anexados e auxílio na construção de contratos com GPT embarcado. E como principal canal de entrega, compartilhamento do documento por link em tempo real via WhatsApp.

Atualmente mais de 10 clientes pagantes usam o Rapidocs no dia a dia, todos chegaram por indicação. Através do app, já atenderam mais de 200 clientes finais e a base processou mais de 9.000 arquivos. Cada vistoria economiza cerca de 2h: o relatório sai pronto no campo, no ato, em vez de ser refeito à noite no escritório.

Nos primeiros meses de uso, um cliente evitou um processo judicial movido por um condomínio, provando em juízo o serviço executado com a documentação organizada e arquivada no app. O que nasceu como economia de tempo virou proteção legal.

O mesmo interesse que validou o produto no Brasil começou a se repetir fora dele. Um dos fundadores mora no Reino Unido e, ao oferecer o app por lá, identificou a mesma demanda entre prestadores de serviço locais. Sinal de que a dor não é regional, é do ofício.